Jedno od najčešćih pitanja u vezi sa naknadom prevoza odnosi se na način dokazivanja stvarnih troškova. Prema propisima, da bi naknada bila neoporeziva, neophodno je dostaviti validnu dokumentaciju.

Ako zaposleni koristi javni prevoz, dokaz može biti mesečna karta, račun ili potvrda prevoznika. Međutim, ako dolazi sopstvenim vozilom, situacija je složenija. Tada se troškovi mogu obračunavati na osnovu pređene kilometraže, prosečne potrošnje goriva i cene goriva. U ovom slučaju, poslodavac može tražiti:

• Izvod sa benzinske pumpe ili fiskalni račun kao dokaz o kupovini goriva,
• Izjavu zaposlenog o broju pređenih kilometara,
• Korišćenje standardizovane formule za obračun troškova.

Pored toga, važno je pravilno utvrditi način obračuna naknade za prevoz. Poslodavci često koriste prosečnu potrošnju goriva kao osnovu, ali se u nekim slučajevima može koristiti i paušalni obračun koji uključuje dodatne troškove, poput amortizacije vozila. Međutim, ukoliko se koristi paušalni iznos bez jasnih dokaza, taj iznos može podleći oporezivanju kao deo zarade.

Dodatna komplikacija nastaje kada zaposleni koriste više različitih prevoznih sredstava. Na primer, može se desiti da deo puta prelaze sopstvenim automobilom, a zatim koriste javni prevoz. U takvim situacijama, poslodavac mora definisati način kombinovanja troškova i prihvatljive metode dokazivanja.

Kako se obračunava naknada za prevoz za zaposlene koji rade od kuće?

Kada je reč o zaposlenima koji rade od kuće nekoliko dana u nedelji, postavlja se pitanje kako obračunavati naknadu za prevoz. Poslodavci mogu doneti odluku da se naknada umanji za dane kada zaposleni nisu fizički prisutni na poslu, ali je važno da ta pravila budu jasno definisana u ugovorima i internim aktima.

Shodno članu 105. stav 3. Zakona o radu, primanje koje zaposleni ostvaruje po osnovu naknade troškova prevoza u skladu sa članom 118. Zakona o radu nema karakter zarade. Međutim, ukoliko se isplaćeni iznos prevoza obračunava u visini većoj od cene prevozne karte u javnom saobraćaju, takvo primanje gubi oslobođeni status i podleže obračunu poreza i doprinosa. Na primer, ako zaposleni ostvaruje naknadu prevoza u Beogradu, gde je od 2025. godine javni prevoz besplatan, celokupna naknada ima karakter zarade i podleže oporezivanju. Poslodavci bi stoga trebalo da obrate posebnu pažnju na način obračuna i dokumentovanja ovih troškova kako bi izbegli dodatne poreske obaveze.