Naknada troškova zaposlenima predstavlja novčanu ili drugu kompenzaciju koju poslodavac isplaćuje zaposlenom za troškove nastale u obavljanju radnih zadataka, a koja ne ulazi u zaradu i nije predmet oporezivanja kao redovna plata. Pravilno obračunavanje i isplata ovih naknada važno je kako bi zaposleni bio finansijski pokriven za troškove koje je imao u vezi sa poslom, ali i da bi se poštovali zakonski propisi.
Jedna od najčešćih naknada je naknada za dolazak i odlazak sa posla. Ovo se odnosi na troškove javnog prevoza ili putne karte, koji zaposleni plaća kako bi došao do radnog mesta. Poslodavac može refundirati stvarno utrošeni iznos, čime se olakšava zaposlenom put do posla, bez povećanja njegove oporezive zarade.
Drugi oblik naknade su dnevnica i troškovi službenog puta. Kada zaposleni putuje radi obavljanja radnih zadataka, poslodavac mu može nadoknaditi troškove smeštaja, ishrane i prevoza. Visina dnevnica i način obračuna obično je definisan internim pravilnikom firme ili kolektivnim ugovorom i mora biti u skladu sa Zakonom o porezu na dohodak građana.
Takođe, postoje naknade za rad i boravak na terenu, koje se isplaćuju zaposlenima koji obavljaju radne zadatke van stalnog radnog mesta, kao što su montaže, inspekcije ili konsultacije kod klijenata. Ove naknade pokrivaju stvarne troškove zaposlenog, ali se ne tretiraju kao deo zarade, već kao refundacija.
Važno je da poslodavci pravilno vode evidenciju ovih naknada i da jasno definišu uslove isplate. Transparentnost u obračunu i dokumentovanju troškova smanjuje mogućnost nesporazuma i pravnih problema, a zaposlenima daje sigurnost da će svi opravdani troškovi biti nadoknađeni.
Pravilna primena naknada troškova doprinosi fer i odgovornom odnosu između poslodavca i zaposlenih, motiviše zaposlene i olakšava efikasno obavljanje radnih zadataka, posebno kada su oni vezani za rad van firme ili terenski rad.